管理制度汇编

目  录 

第一节    前  言 
第二节    员工行为规范 
第三节    会议制度 
第四节    BCCE 内部信息共享及对外信息交流制度 
第五节    物品采购管理制度 
第六节    办公用品及设备管理制度 
第七节    档案管理制度 
第八节    证书管理制度 
第九节    公章管理制度 
第十节    行政管理用工具表格 
 
第一节 前言 

    为了保证北京光华公益创业发展中心(以下简称“发展中心”)的日常运作有序、高效地进行,特将发展中心各项管理制度汇编成册,供所有发展中心员工学习参考,并遵照执行。本册中的制度是员工行为规范、办公事务管理等等事项的依据。适用于发展中心全体员工。 
    本手册详细描述了管理工作规范、操作流程及通用工具表格,用于规范指导各部门的日常工作,是发展中心基础管理文件。 
 
第二节  员工行为规范 
 
1、遵守国家相关法律法规,遵守发展中心各项规章制度。 
2、负责维护各自办公范围整洁,资料文档摆放整齐。 
3、爱护办公室内公有财产,定期检查工位设备,维护公共财产正常使用。如有损坏,相关责任人负责相应赔偿。 
4、正常工作时间应穿戴整齐,仪表端庄,不浓妆艳抹,严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。 
5、注意维护办公室工作环境,不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍,不得随意拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。严禁在办公区吸烟。 
6、接听电话音量适中,注意电话礼貌用语,首先问候“您好,光华”。当周边的电话响起,而当事人不在或无法接听时,应主动帮对方接起,并给予妥当回复。 
7、对来访客人礼貌接待。 
8、及时查收并回复办公邮件。 
9、不得随意动用他人办公用品,如有需要须经本人同意后方可使用,使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。 
10、对外行文使用发展中心标准文件模板。对外邮件要求主题明确,使用标准邮件签名格式。 
11、提倡环保节约办公,鼓励电子阅读,双面打印。非正式文件使用再利用纸张。 
12、注意办公安全,下班时关闭办公设备电源及门窗。 
13、同事之间相互尊重、团结互助,不讲粗话、脏话,不做有损发展中心形象的事。 
    不得随意向他人泄露发展中心的客户秘密及客户档案。

第三节  会议制度 

一、会议准备 
1、行政官员应及时发出会议通知,明确会议时间、地点、参会人员、会议议题等事项。 
2、行政官员负责提前预定会议场地,并在会议开始前将会议设备调至使用状态。 
3、与会人员要在会前做好充分准备,如遇重大议题,应尽可能于会前交换意见,统一认识,会中正式讨论决定。 
4、参会人员要严格遵守会议开始时间及携带会议资料,不得无故缺席。如遇特殊情况,须提前向部门经理申请。 
5、参会人员须在会议开始前将手机调至震动或静音状态。 

二、会议期间 

1、会议主持人要在会议开始时向参会人员简要介绍会议议程,并负责控制会议时间及进程,适时引导发言人在规定时间内完成发言。 
2、发言人应控制发言时间,不可长篇大论。 
3、参会人员应尊重发言人,不随意打断发言人,不可做人身攻击,不可随意中途离场。如需离场,须向主持人提出申      
三、会议结束 
1、主持人宣布会议结束。 
2、行政官员负责清理会场,参会人员携带随身物品离场。 
3、重要会议纪要及有关文件由行政官员妥善保管。 

四、月度例会 
1、员工需于每月第三个工作日下班前提交个人月度总结及计划。
2、发展中心现行月度例会时间为每月第一周,会议主持人为副秘书长。全体员工须按时参加,如员工申请在会上讨论某事项,须提前向主持人申请。


第四节  BCCE内部信息共享及对外信息交流制度 

    随着BCCE规模日益扩大,业务工作逐渐增加,为避免信息交流不畅,为提高BCCE管理水平和公信力,特制定内部信息共享及对外信息公布制度。

1、员工须每两周至少更新和维护一次所负责的服务器文件夹的内容,将近期的重要工作文件存放于服务器相关路径中,    统一文件命名(“机构名称/项目名”+“文件名_YYMMDD”)。 
2、服务器上所储存的信息由信息官员定期维护及备份,其他员工不得擅自删除服务器上的内容。 
3、员工每月须至少检查一次所负责的项目宣传内容是否需要更新。如需更新,应将相关宣传内容发给信息官员,统一审核并通过相关网站或电子月刊发布。 
4、信息官员负责组织制作年报。由各项目负责人、财务部门、HR 部门提供项目及其他信息,由信息官员负责具体制作并在相关网站或媒体进行公示。 
5、项目负责人应将项目重大信息、活动新闻和预告、年度报告和计划等及时提交信息官员,由信息官员负责在机构网站、项目网站、电子月刊及其他相关发布渠道进行公示。 
6、BCCE员工对机构内部信息、项目信息、客户信息、课程信息等负有保密责任,不得随意外泄。 


第五节  物品采购申请制度 

一、预算内采购申请 
因工作需要采购预算内物品时,经办人应先填写《物品采购申请单》,并经部门经理、副秘书长审批后,方可自行采购或交由行政官员进行采购。 
二、预算外采购申请 
因工作需要采购预算外物品时,经办人应先填写《物品采购申请单》,并经部门经理、副秘书长、秘书长、及按预算管理要求,需会签的其他部门审批后方可自行采购或交由行政官员进行采购。

附件——物品采购申请单(预算内)  
申请日期:           申请部门:           申请物品名称:       
申购数量:           预计单价:           划分项目名称:        
预计总价:           申请用途:             
备注:           
申请人:           部门经理:           副秘书长:        


第六节 办公用品及设备管理制度 

一、办公用品管理 
1、员工应本着节俭原则,申领和使用文具。 
2、员工领用办公用品时须进行登记,登记册统一由综合项目部保管。 
3、员工离职时,须把领用的计算器等办公用品悉数交还行政部,若有损坏或丢失,由相关责任人负责赔偿。 
二、办公设备管理 
1、发展中心配备的所有办公设备及相关文件(质量保证书等)由行政官员统一管理。 
2、员工在外借设备时,须填写《设备借出登记表》,并提交给行政官员。员工须对外借设备进行妥善保管,保证设备在借出期间不受损坏。如归还时设备及其配件出现故障或毁损,借用人须出具书面说明,相关责任人须承担相应责任,如需修理或更换,由相关责任人负责赔偿。 
3、行政官员每年定期会同财务部对固定资产进行盘点,核对资产数量。 
4、已过使用期的办公设备报废,需由财务人员和行政官员共同确认,经副秘书长批准后核销。使用期内的办公设备报废,行政官员负责填写《办公设备报废申请表》,经部门经理审核,副秘书长批准后,报财务部备案。 

附件1——
设备借出登记表 

借出时间           借用人       
借出设备名称       
设备配件       
申请用途       
设备本身缺损           经办人       
保管责任承诺:     借用人负责借出设备的保管,保证设备在借出期间不受损坏。如归还时经办人发现设备及其配件出现故障或毁损,借用人需出具书面说明,并承担相应责任,如需修理或更换,由借用人负责赔偿. 
                                       借用人签字: 
归还日期           归还人           经办人       
归还设备及配件是否完好       

附件2—— 
办公设备报废申请表 
申请日期           设备品牌名称          型号       
设备数量           设备机身编号          资产编号       
设备配件列明           
报废情况简述列明           
经办人           部门经理           副秘书长       


第七节  档案管理制度 

    为加强本发展中心档案管理工作,特制定本制度。本发展中心在工作中形成的各种有保存价值的文字、图片、照片、 音频、视频材料,均须按照本制度的规定,分别立卷归档。 
    一般情况下,行政负责人为行政档案的负责人;各项目负责人为所负责项目的档案负责人。行政负责人、各项目负责人也可以指派专人作为相应档案的保管人,但各负责人仍对档案保管负有主要责任。档案负责人及保管人因工作变动、岗位调整、离职时,应将负责的档案向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。移交时应有监交人在场,移交人、接办人、监交人须共同签署交接清单。 

一、归档范围:      

1、行政档案包括本发展中心的证书及相应记录、发文、制度、报告、报表、总结、计划、协议、记录、报道、简报等材料;上级管理机关发来的通知、规定等材料;提交上级管理机关的文件、报表及相应批复等材料;与其他单位往来文书等; 
2、项目档案包括各项目的申请及审批材料、协议书、工作计划、总结、财务预算及决算、评估报告、受益人相关资料、照片等(具体参见项目管理制度)。 
二、档案的立卷 
1、为统一立卷目规范,保证案卷质量,立卷工作由各项目负责人兼助理官员配合完成,档案室文书行政负责人负责组卷、编目。 
2、项目档案命名应以项目全称命名,并注明起始年度。 
3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 
4、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,纸质文件和电子版文件应合一立卷;如有保密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。 
5、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。 
6、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在档案文件目录(见附件)中。存档文件应放在卷首。 
7、卷封面,应逐项按规定用签字笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。 
8、案卷各部分的排列格式: 档案文件目录一文件,以年份排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 
9、本制度自签发之日起实施。 
三、保管期限 
1、应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。 2、保管期限针对档案重要程度分为三年期及永久期。 

附件——
档 案 文 件 目 录

档案编号:     档案名称:  保 管 人: 
序号     文件名称     存档人     存档日期 
1                
2                
3                
4                
5                
6                


第八节  证书管理制度 

    为了严格规范本发展中心证书的使用,特制定本制度。本制度中的证书包括发展中心法人登记证书正副本、税务登记证书正副本,以及组织机构代码证书正副本。 
一、本发展中心证书由发展中心负责人(或指定专人)保管。法人登记证书正本、税务登记证书正本应在发展中心办公场所悬挂,其余证书应由保管人采用安全措施存放,不得外借。保管人变更时,应办理交接手续。由移交人、接交人、监交人共同在交接清单处签字确认。 
二、保管人建立证书的使用登记制度。一般情况下,保管人只提供有效的证书复印件,并注明“复印无效”字样。工作人员申请使用证书原件或复印件时,须向保管人申请,并在登记簿上签字登记。证书上需要加盖公章的,须按照公章管理制度申请。 

三、保管人应配合发展中心年检换证工作,以保证证书均在有效期内。 
四、作废的证书复印件,须由保管人及时销毁。 
五、如证书丢失,须及时报告相关管理部门,按照相关规定进行办理。如因保管人过失造成丢失或被私用的,则保管人应 负相应责任。如工作人员恶意或私自使用证书的,则由相关责任人承担相应责任。 


第九节  公章管理制度 

一、为了严格规范本发展中心公章的使用,特制定本制度。

二、本发展中心公章使用范围包括对外签订协议、开具证明、发布通知、提交材料等。 

三、本发展中心公章由发展中心负责人(或指定专人)保管,采用安全的存放措施。

四、建立公章用印登记制度。工作人员申请使用公章时,须向机构负责人申请,并在原文件上或登记簿上签字。保管人核 实机构负责人签字后,予以盖章。如为多页文件,应加盖骑缝章。 

五、不允许在空白信笺、表格、凭证上盖章。作废的盖章文件,须由保管人或负责人及时销毁。 如公章丢失,须及时报告相关管理部门,按照相关规定进行办理。如因保管人过失造成公章丢失或被私印的,则保管人应负相应责任。如工作人员恶意或私自使用公章的,则由相关责任人承担相应责任。


第十节 行政管理用工具表格 
办公用品领用表 

日期名称单位数量领用者签名备注